Miért fontos a strukturált IT onboarding?
Ha nincs folyamat: - Az új kolléga napokig nem tud dolgozni (nincs jelszava, nem fér hozzá a fájlokhoz) - Biztonsági kockázat, kapkodásban túl széles jogosultságokat adnak - IT-s (vagy ügyvezető) időt veszít az ad hoc kéréseken
Ha van folyamat: az első napon minden készen van, az új kolléga produktív tud lenni.
Mielőtt megérkezik – 1 héttel korábban
- [ ] Számítógép/laptop előkészítése, Windows frissítés telepítése
- [ ] Microsoft 365 / Google Workspace fiók létrehozása (@cégnév.hu e-mail)
- [ ] Szükséges szoftverek telepítése (Office, vírusirtó, VPN kliens, stb.)
- [ ] Hozzáférések meghatározása: melyik mappához, rendszerhez fér hozzá?
- [ ] Telefonszám / mellék kiosztása (ha szükséges)
- [ ] Belépőkártya / kulcs előkészítése
Az első napon
- [ ] Gép átadása, bejelentkezési adatok
- [ ] E-mail fiók beállítása, aláírás hozzáadása
- [ ] WiFi jelszó és hálózati hozzáférés
- [ ] Szükséges szoftver licencek aktiválása
- [ ] Nyomtató beállítása
- [ ] VPN kliens telepítése és tesztelése (ha van home office)
- [ ] Jelszókezelő beállítása
- [ ] 2FA bekapcsolása minden fontos alkalmazásnál
- [ ] Adatkezelési és IT biztonsági szabályzat átadása + aláíratása
Az első héten
- [ ] Hozzáférések tesztelése: tényleg eléri amit el kell érnie?
- [ ] Felesleges hozzáférések visszavonása
- [ ] Backup szinkron ellenőrzése (OneDrive/Google Drive fut?)
- [ ] Phishing és IT biztonsági tájékoztató
Kilépéskor (offboarding) – ugyanilyen fontos!
Az IT onboardinghoz egyforma figyelmet kell fordítani az offboardingra, különben az ex-kolléga jelszava még hónapokig él.
Kilépés napján: - [ ] Összes fiók letiltása (Microsoft 365, CRM, minden szoftver) - [ ] VPN hozzáférés visszavonása - [ ] Belépőkártya/kulcs visszavétele - [ ] Gép visszavétele, adat törlése vagy újratelepítése - [ ] Jelszavak cseréje amihez hozzáfért (különösen osztott jelszavak) - [ ] E-mail automatikus átirányítása (ha szükséges, korlátozott ideig)
Miért veszélyes az elfelejtett offboarding?
Valódi eset: egy volt alkalmazott 6 hónappal kilépése után is hozzáfért a céges Google Drive-hoz, senki nem vonta vissza a jogát. Nem volt rossz szándék, de a kockázat megvolt.
Sablon letöltése
Ha szeretnél egy kitölthető IT onboarding/offboarding sablont (Word formátumban, cégnévre szabva), írj nekem: peter@peterprog.hu
Összefoglalás
Az IT onboarding folyamat nem egyszeri feladat, minden új belépőnél ugyanez a lista. Ha egyszer megcsinálod, utána csak követni kell.
Kulcs tanulság: az onboarding és az offboarding egyformán fontos.